כשהתור מתעכב: מעדכנים את הלקוחות בלי לשנות את היומן

יום עמוס, טיפול שנמשך יותר מהצפוי, והלקוח הבא כבר בדרך. אפשר לעדכן את הלקוחות שנבחרו על העיכוב ועל השעה המשוערת החדשה — בלי להזיז את התורים ביומן.

שולחים עדכון מתוך היומן

1. פתחו ביומן את עדכון לקוחות על עיכוב.
2. בחרו את התורים של היום שעדיין לא התחילו.
3. הגדירו את משך העיכוב (בדקות).
4. אם מתאים, הוסיפו סיבה (לא חובה).
5. בדקו את הנוסח בתצוגה מקדימה ושלחו ללקוחות שבחרתם.

כל לקוח שנבחר יקבל הודעה עם השעה המשוערת החדשה. כדאי לבדוק את התצוגה המקדימה כדי לוודא שהעדכון מתאים למה שקורה בפועל.

היומן נשאר כפי שהוא

הודעת העיכוב מעדכנת את הלקוחות, אבל לא מזיזה את התור ולא משנה את שעתו ביומן. אם צריך לשנות את שעת התור עצמו, עשו זאת בנפרד ביומן.

עדכון קצר שעוזר לתאם ציפיות

כדאי לשלוח את העדכון כשברור שיש עיכוב ולבחור רק את התורים שעדיין לא התחילו. כך הלקוחות מקבלים הערכת זמן, והיומן ממשיך לשקף את השעות שנקבעו.